+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Отчет о кадровом аудите

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Внутренний аудит и система СВК (IAAP). Открытое занятие (20.06.2018)

Кадровый аудит на примере организации

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит — это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению.

Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.

Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита.

Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.

Перечень таких документов приведен в таблице 2. Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная бригадная материальная ответственность. Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов — какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу таблица 3. После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании.

Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации. С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков.

Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание. Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т.

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании. При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек.

Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений. Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей. Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника.

В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись. Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании. В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка. По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:. Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.

В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям. Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки.

Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита.

Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях: при предстоящей государственной проверке; при смене специалиста по кадрам; при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя ; при смене руководства компании; при изменении законодательства.

Проверка наличия обязательных кадровых документов Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы: документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности; документы, которые становятся обязательными при определенных условиях. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Заявления работников ст.

Оформление итогов кадрового аудита По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки.

Отчет можно разделить на два блока. Пример из практики: По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации: Нет обязательных локальных нормативных актов. Нет документов по штатному расписанию. Нет графика отпусков. Отсутствуют табели учета рабочего времени.

Нет обязательных кадровых журналов. Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету. Нет приказов по личному составу. Нет личных карточек работников.

Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами. Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных. Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.

Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию. В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.

Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Опубликовано пользователем Hrreader. Новые темы форума. Отпуск авансом беременной сотруднице Какая правильная формулировка должна быть в трудовом договоре про перечисление зарплаты на карту?

Зайти на форум Задать вопрос. Добавить на сайт. Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal. Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

Пример отчета о проведенном кадровом аудите

Проведение кадрового аудита всегда заканчивается составлением отчета. Отчет по кадровому аудиту составляется в письменном виде в свободной форме. В этом документе всегда присутствуют два основных блока:. Для каждого найденного недочета в сфере кадрового делопроизводства компании составляются рекомендации по устранению.

Отчет по кадровому аудиту можно провести самостоятельно или довериться компании, которая предлагает такие услуги. В основном, компании.

Отчет по кадровому аудиту

Представляю вашему вниманию отчет о кадровом аудите. При проведении данного кадрового аудита трудовые договора были изначально откорректированы и обновлены, поэтому основная задача заключалась в том, что бы проверить укомплектованность основными кадровыми документами, а также выяснить обстановку по отпускам в филиале. Данный отчет о кадровом аудите может послужить образцом не только при составления внутреннего плана проверки в своей организации, но и для внешних консультантов, занимающихся вопросами кадрового аудита для сторонних организаций. Аудит был проведен в связи с возможными проверками инспекцией по труду, а также с целью проверки состояние кадрового делопроизводства в филиале. Аудит проводился по проверочным листам, утв. Трудовые договора. В трудовых договорах не указывается испытательный срок. Испытательный срок обязателен для всех сотрудников, принимающихся на работу, и составляет 3 три месяца. Предварительные и периодические медицинские осмотры. Отсутствует журнал регистрации и учета направлений, выданных работникам, подлежащих предварительным и обязательным медицинским осмотрам.

Кадровый аудит

Консультации и стоимость : 8. Кадровый аудит — это проверка всех документов Заказчика, касающихся деятельности службы управления персоналом. Аудит выполняется сотрудниками нашей организации, которые имеют опыт и знания в сфере кадрового менеджмента. Опыт наших юристов в области аудита кадрового делопроизводства исчисляется годами, так же как и практические навыки исправления любой кадровой документации. Наши сотрудники знают, как провести кадровый аудит максимально качественно.

Содержание плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации.

Какие сведения включаются в отчет по кадровому аудиту?

Ведение кадрового делопроизводства необходимо и обязательно для каждой компании. Оно требует не только разработки формы документов, но и регулярное заполнение установленных форм, отчетов и другой документации. Если все будет в порядке, то компании не стоит бояться государственных проверок или споров с сотрудниками. Как правильно и быстро составить отчет по кадровому аудиту? В идеале кадровый аудит нужно проводить регулярно, хотя бы раз в 3 месяца. Но конечно, у специалистов отдела кадров не всегда хватает на это времени.

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

Ранее мы уже писали об общих положениях внутреннего аудита кадровой документации. Образцы юридических документов.. Сплошной аудит кадровой документации, при котором подвергается проверке,. Оперативный аудит проводится на основании образцов документов с. При проведении аудита кадровых документов организации проверяется вся система кадрового документооборота, анализируется правильность. Кадровый аудит, предлагаемый GDG Professionals, служит как проверка на. В зависимости от запроса клиента аудит готовится на основе образца.

Ранее мы уже писали об общих положениях внутреннего аудита кадровой computer-it-news.ruы юридических документов.. Кадровый аудит и.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит. Проверке подверглись следующие кадровые документы :. По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства :. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

Голосование:

В целом оформление и хранение кадровой документации соответствует нормам законодательства. При невозможности внесения исправлений утрата, порча и дополнений увольнение работника зафиксировать факты надлежащим образом. От редакции. Здесь могут быть, на первый взгляд, незначительные нарушения, например: отсутствует пломба на журналах учета, неверное оформление кадровой документации или ее отсутствие. Разработать и утвердить Положение о защите персональных данных работников. Ознакомить работников с Положением о защите персональных данных работников в установленном порядке и в установленные сроки под роспись.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Проводим кадровый аудит самостоятельно. Обязательные кадровые документы
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Боян

    Александр NK Никто нас не защитит. Сами с усами. Сами именем, сами теряем, сами отбиваемся. молодец, истину глаголишь! Возникает простой вопрос а зачем в таком случае нужны палаты, коллегии и прочие некоммерческие организации, если об их существовании основная масса вспоминает только при удержании/выплаты из дохода очередного взноса, а также при созыве очередного годового собрания?