+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Последовательность оформления личного дела работника

Последовательность оформления личного дела работника

Рассмотрим образец оформления личного дела сотрудника. Кадровый учёт требует от некоторых работодателей хранить определённые документы о своих подчинённых, собирая их в одну общую папку. Как вести личное дело, какие копии и оригиналы документов стоить включить в него, а также как оформить внутреннюю опись. Большинство организаций не обязаны создавать и вести личные дела сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить.

Ведение личного дела сотрудника

Рассмотрим образец оформления личного дела сотрудника. Кадровый учёт требует от некоторых работодателей хранить определённые документы о своих подчинённых, собирая их в одну общую папку. Как вести личное дело, какие копии и оригиналы документов стоить включить в него, а также как оформить внутреннюю опись.

Большинство организаций не обязаны создавать и вести личные дела сотрудников. Такое требование предъявляется только к муниципальным и государственным учреждениям, работниками которого являются гражданские служащие. Это разного рода чиновники, эксперты, специалисты, консультанты и их руководителей. Личные дела повсеместно распространены в органах внутренних дел, в школах, детских садах, государственных больницах. Коммерческие организации могут отказаться от папок с личными делами, но практика показывает, что это поспешное и неправильное решение.

Во-первых, личные дела упрощают кадровый учёт. Во-вторых, работодатели всё равно зачастую обязаны хранить копии и оригиналы некоторых документов сотрудника, а самый удобный способ сделать это — завести специальную папку. В личном деле сотрудника работодатель хранит копии всех его наиболее важных документов: паспорта, СНИЛС, диплома об образовании. Организация вправе самостоятельно решить, какие документы и бумаги собирать в личном деле.

Строгих рекомендаций нет особенно если речь идёт о негосударственной организации. Однако, как правило, базу дела составляют следующие документы:. Это примерный образец заполнения папки. Некоторые работодатели добавляют в этот перечень фотографию если недостаточно изображения в паспорте.

В папку можно вложить копии документов о повышении квалификации, переобучении и аналогичные свидетельства. Здесь могут быть копии медицинских справок и комиссий.

Почему в личном деле хранятся преимущественно копии? Все перечисленные документы представляют очень большую ценность, а в случае утраты восстанавливаются максимально сложно. Например, на восстановление диплома о высшем образовании уйдёт несколько месяцев, а за новый паспорт придётся заплатить солидную госпошлину.

Чтобы не отягощать себя дополнительной ответственностью, работодатель копирует необходимые бумаги и возвращает оригиналы владельцу. Заверять эти копии у нотариуса не нужно. Если работодателю нужны дополнительные гарантии подлинности, заверителем может выступить руководитель компании или сотрудник отдела кадров. В дела уволенных работников добавляют копию приказа об увольнении.

На папке ставят дату расторжения трудового договора и хранят в течение 50 лет. Когда срок пройдёт, необходимо уничтожить бумаги. Так как папки содержат персональные данные сотрудников, необходимо хранить их в ограниченном доступе. Ответственность за их разглашение недобросовестное хранение относится к этой категории предусматривается федеральным законом ФЗ.

Все документы в личном деле содержат персональные данные, поэтому доступ к ним должен быть ограничен. Теперь рассмотрим порядок формирования личных дел. Сначала работодатель утверждает перечень документов для него и передаёт его в отдел кадров. Именно его сотрудники будут заполнять папки нужными копиями. Работа с личным делом начинается параллельно с трудоустройством.

Сначала отдел кадров уведомляет кандидата на должность о списке необходимых документов. Он приносит комплект, а кадровики копируют его и сохраняют в одной именной папке. Внешне личное дело представляет собой тонкую картонную папку с наименованием. Титульный лист не имеет принципиального значения.

На нём указывают имя и должность работника. Допускается как писать от руки, так и наклеить на обложку напечатанный на компьютере лист.

Основная информация попадает в папку при приёме человека на работу. Вероятно, в дальнейшем сотрудники отдела кадров добавят в неё новых листа. Это могут быть копии документов о повышении квалификации, приказы по личному составу и аналогичные бумаги.

По своему усмотрению работодатель может дополнить дело характеристикой или собственными замечаниями. Все документы, поступившие от сотрудника, подлежат регистрации. Рекомендуется вести журнал учета личных дел, где фиксировать все заведённые папки. Для порядка им присваивают номера и дату как правило, совпадает с датой приёма на работу. Допускается вести учёт как в бумажном, так и электронном виде. Например, в Excel. Опись документов в личном деле работника не относится к числу обязательных актов.

Работодатель может не делать опись, никакой ответственности за это не предусмотрено. Но с точки зрения делопроизводства она очень полезна — помогает систематизировать хранящиеся документы и не потерять ни один из них. Хотя в папке нет оригиналов за исключением анкеты или биографии , на их восстановление при потере придётся потратить время.

Опись помогает отделу кадров планово проверять целостность дел — определять, все ли необходимые документы на месте. Внешне представляет собой таблицу или список, где указаны хранящиеся в папке документы — название, статус оригинал или копия , количество листов.

Личные дела сотрудников — это папки, в которых работодатель хранит копии и иногда оригиналы самых важных для трудоустройства документов. По своему усмотрению работодатель может включить в перечень для личного дела и другие бумаги. В нашем материале представлены полезные рекомендации об оформлении таких папок, а также образец описи личных дел.

Личное дело совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы ст. Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих.

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах см. Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции. Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4. Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А. Обложка и документы личного дела выглядели так:. Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пунктов 4. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке п. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление. Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике. Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров. Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона скоросшиватель или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4. Срок хранения личных дел, созданных до года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью. Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей.

Порядок оформления личного дела работника

Сотрудники компании — её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения. Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем. В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения. Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении.

Документы для личного дела работника и его формирование

Активуйте подарунковий демодоступ. Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения. Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ПРИНЯТЬ на работу? Как заполнить кадровые документы? Какой Список документов?

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. Все личные дела содержат персональные данные работника.

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело.

Личные дела ЛД , в соответствии с требованиями Федерального закона от На остальные организации коммерческие и НКО такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Личное дело на каждого сотрудника формируется в отдельной папке, представляя собой удобную форму систематизации персональных данных. Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы п.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

Личное дело: правила оформления

.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них.

Состав личного дела работника

.

.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Вера

    Расскажите про земельные паи. По закону покупать их нельзя, а можно только лишь в аренду брать на 50 лет. Правда, что нельзя по наследству их передавать сейчас.

  2. paymocinoc

    Тарас,подскажи пожалуйста,жина друга взяла кредит в банке под фамилией первого мужа,и со старой пропиской,сейчас она живет в другом городе,другая фамилия,насколько велеки последствия этой не выплаты?

  3. saurecou

    Всем доброе утро, Одесса рулит)))